Le « tout en ligne » pour faire subsister votre entreprise pendant la période de confinement

« Je travaille de chez moi et je consulte mes patients en ligne près de 15 heures par semaine depuis le confinement » nous confie Stephanie A., psychologue clinicienne à Paris. Comme elle, de nombreux indépendants et microentrepreneurs ont dû repenser rapidement leur organisation ces dernières semaines. Ils ont adapté leur méthode de travail afin d’assurer pour certains la continuité des soins de leur patientèle dans l’attente de la reprise d’une activité normale ou ne cesser de fournir services et prestations à leurs clients pour d’autres.
Maintenir cette « normalité » et surtout garder le lien est essentiel pour ne pas perdre votre clientèle. Cela peut vous permettre aussi d’assurer un revenu mensuel minimum pendant la crise du Coronavirus. Si vous dirigez une TPE qui emploie des salariés, il est important d’entretenir un travail d’équipe harmonieux même à distance.

Cette situation inédite force certains entrepreneurs à accélérer la « digitalisation » de leur quotidien professionnel qui était sans doute souhaitable depuis un moment. Celle-ci est devenue aujourd’hui indispensable pour la survie de l’entreprise.   

Comment passer au « tout digital » en peu de temps ? Les outils pour cette transformation sont multiples.

La première nécessité est d’apporter une alternative immédiate à la rencontre humaine, désormais impossible.

Consultations, rendez-vous et réunions virtuelles

Pour l’organisation de rendez-vous et réunions virtuelles, la plateforme Zoom rencontre un franc succès. C’est sans doute le service en ligne qui a gagné le plus en notoriété depuis le début de l’épidémie du Corona.

Il permet de mettre en place des réunions et discussions en temps réel via votre ordinateur, téléphone mobile ou tablette. Zoom est très simple à utiliser et propose aussi le partage de documents et l’usage d’une messagerie.

D’autres solutions déjà connues sont toujours possibles : Skype, Whatsapp ou Facebook Messenger.

Pour répondre aux besoins de ses utilisateurs, vcita a récemment intégré Zoom à sa plateforme.

Un autre sujet central pour les professionnels soumis au télétravail est la gestion du temps.

La gestion de votre planning

Depuis l’annonce des mesures de confinement, vous devez assurer en continu vos tâches professionnelles et bien souvent gérer les besoins de la famille et du foyer dans le même temps. Il est important de s’équiper d’un outil de gestion de planning qui se synchronise avec votre agenda en temps réel.  Celui-ci vous permet de gérer facilement vos rendez-vous virtuels avec vos clients et collègues, d’être informé ou d’informer immédiatement vos interlocuteurs d’un changement et de planifier efficacement votre journée.
Des calendriers sur les plateformes Outlook et Google existent mais aussi des solutions beaucoup plus complètes et intégrées telle que vcita.fr.

Pour les TPE, ou microentrepreneurs prestataires au sein de réseaux, le travail en équipe et la coordination des individus autour des projets sont mis à rude épreuve.    

Le travail à distance et collaboratif

Le fonctionnement de l’équipe d’une entreprise, de petite taille notamment, repose sur peu de gens dont la communication directe est vitale. Malgré la distance physique, le groupe doit rester soudé. Il existe des outils très conviviaux pour le travail en commun via l’usage des documents partagés, de type Google Drive. Si vous souhaitez proposer à votre équipe un réel « open space » virtuel, on peut avoir recours à des logiciels de gestion de travail plus élaborés, tels que Slack.

La formation en ligne à ce « tout digital » via les webinars peut vous apporter beaucoup de « tips ».

Webinar

Un Webinar, en français webinaire, est une réunion collective en temps réel sur internet. Le Webinar, utilisé depuis fort longtemps par les entreprises et les formateurs, trouve toute son utilité dans le contexte du Coronavirus. Vous pouvez organiser un Webinar gratuit ou payant pour vos clients sur un thème qui a un lien avec votre secteur d’activité ou sur un sujet susceptible d’intéresser votre cible. Initier un Webinar et l’offrir à son réseau est un très bon moyen pour se positionner en tant qu’expert. Pour vos employés, le webinar peut faciliter la formation. Actuellement, il y a beaucoup de webinars proposés gratuitement sur LinkedIn, Facebook et autres que vous pouvez suivre seul ou avec votre équipe, car le sujet a une vraie valeur ajoutée pour l’entreprise.

Le Webinar peut en somme être utilisé comme un outil de communication interne ou externe.

Choisir votre plateforme pour créer votre webinar.

A propos de communication, c’est le moment pour les TPE ou indépendants d’améliorer leur présence sur internet.

Marketing digital

Pour les indépendants ou professions libérales, n’hésitez pas à peaufiner votre site/page internet et vos réseaux sociaux. Misez sur votre présence digitale est un moyen d’attirer de nouveaux clients et de leur faire connaître vos services ou produits. Pour certaines activités commerciales qui ont dû être fermées au public, le passage au e-commerce peut être envisagé. Il est possible de construire votre site vous-même à un coût raisonnable, sur la plateforme Wix.com par exemple. Si la mise en place d’un site vous paraît ambitieuse, il est possible de s’équiper d’une simple page de présentation hébergée sur un logiciel de gestion entreprise et d’engager des actions publicitaires ou seulement de la visibilité sur les réseaux sociaux Facebook, Instagram, LinkedIn et autres.

Malgré vos inquiétudes, cette période de crise sanitaire vous force à une remise en question et à être toujours plus créatif.  Afin de mettre en œuvre votre « digitalisation », n’hésitez pas à vous simplifier la vie en vous équipant d’un logiciel online de gestion de votre activité. En temps normal, ce type de logiciels centralise bon nombre de vos besoins : CRM, planning, facturation, et toutes vos actions en ligne devenues essentielles aujourd’hui : paiement en ligne, prise de rendez-vous et visioconférences, page professionnelle, campagne marketing, entre autres.

Si vous recherchez un logiciel de gestion en ligne qui offre ces nombreuses fonctionnalités utiles et qui est synchronisé avec les plateformes Google, Facebook, Wix, PayPal, Zoom et autres, cliquez ici pour en savoir plus sur  la plateforme vcita