En tant que micro ou autoentrepreneur, vous devez acquérir de nouvelles compétences dans des domaines très divers tels que le marketing, la comptabilité, la gestion de clientèle, outre votre activité.

La plupart des petites structures n’ont pas d’experts-comptables, c’est la raison pour laquelle le micro ou autoentrepreneur devra adopter de solides réflexes pour tout ce qui concerne les paiements et la facturation. Cet aspect comptable, partie intégrante de votre activité, entraîne parfois des déconvenues et peut être jugé ingrat, voire ennuyeux. Des méthodes et outils simples sont aujourd’hui à votre disposition pour  accompagner et faciliter le quotidien des autoentrepreneurs sur cette question.

Choisissez le bon mode de paiement

Vos clients peuvent vous payer en espèces, en chèques, par virement bancaire ou de manière électronique. À vous de choisir le mode de paiement qui vous convient le mieux. Attention cependant, la loi dit qu’un particulier doit automatiquement vous payer par chèque ou par virement (bancaire, électronique…) si la facture dépasse 3 000 euros. Idem pour un professionnel : il ne peut pas vous payer en espèces si la facture dépasse 1 100 euros.

Que votre activité soit destinée à des professionnels ou à des particuliers, vous devez émettre une facture et un reçu dès le paiement effectué, quelle que soit le statut de votre entreprise.

N’oubliez pas qu’en France, les professionnels bénéficient de délais de paiement plus longs que les particuliers. Un paramètre à bien prendre en compte pour les structures récentes dont la trésorerie est serrée.

Que vous vendiez des produits ou réalisiez des prestations de services, mieux vaut faire signer un devis ou un bon de commande à vos clients en spécifiant les délais de paiements.

Pour en savoir plus sur les délais de paiements entre entreprises selon votre secteur d’activité : https://www.economie.gouv.fr/cedef/delais-de-paiement-entre-entreprises

Comment relancer vos clients lors d’impayés?

Tous les entrepreneurs peuvent être malheureusement victimes de clients qui « disparaissent » subitement. Les entrepreneurs ont le choix entre plusieurs approches lorsqu’il s’agit de relancer des clients récalcitrants.

Si vous décidez de les relancer vous-même, adoptez une approche positive mais proactive. L’email est l’option privilégiée pour réclamer un paiement à des clients qui semblent avoir disparu. Ces mails doivent apparaître comme un rappel courtois, car il s’agit peut-être simplement d’un oubli de la part de votre client, ou peut-être votre mail a-t’il atterri dans les spams?

Si vous n’avez pas de réponse à votre première relance : vos clients sont humains et peuvent avoir besoin d’un jour ou deux pour revenir vers vous. Même si vous êtes pressé d’être payé, n’imaginez pas le pire sur vos clients.

Vous pouvez tout à fait envoyer un deuxième mail de relance si vous êtes toujours en attente du paiement après une semaine. Soyez plus ferme tout en maintenant un ton positif.

Si vous n’avez toujours pas de nouvelles après ces deux mails, vous pouvez contacter votre client par téléphone. C’est une démarche plus directe et que votre client peut difficilement ignorer. Une dernière relance peut être envoyée par SMS en dernier recours.

N’ayez jamais recours à l’impolitesse. Si les menaces agressives peuvent vous paraître un moyen efficace pour obtenir une réponse, ceux sont également des moyens infaillibles pour ruiner votre réputation et perdre des clients. Le bouche-à-oreille fonctionne très vite, surtout à l’heure de la prépondérance des réseaux sociaux.

L’action la plus proactive à adopter face aux clients problématiques consiste à déterminer exactement avec le client le délai de paiement et de l’écrire dans un contrat et/ou devis qui doit être signé en amont par les deux parties. Assez rare mais possible : vous pouvez demander à vos clients de vous régler en amont de vos prestations. C’est une option.

Des solutions pour éviter les déconvenues

Vous pouvez opter pour un outil de gestion pour votre entreprise, celle-ci peut proposer de prendre en charge la partie « encaissements et facturation », chronophage, en plus des autres fonctions traditionnelles (CRM, Marketing, Logiciel de prise de rendez-vous, etc.).  

Par exemple, ces applications proposent que le client paient la prestation dès la prise de rendez-vous, ou au passage de la commande.

La solution proposée par vcita a l’avantage de regrouper toutes les activités de votre entreprise en un seul et même outil. Ainsi l’application pourra relancer automatiquement les clients qui n’ont pas encore régler via un mail ou un sms, avec un lien direct pour effectuer le paiement. Dès que le paiement est effectué, le client peut recevoir une facture. Vous pouvez personnaliser la partie facturation dès la création de compte sur ces outils de gestion d’entreprise (Exemples : quel message envoyer au client une semaine après le début de la prestation? Un mois après?)

Si les paiements de vos clients se font vers un compte Paypal, il suffit de connecter ce compte à votre profil de l’outil de gestion pour que les actions de relances se fassent automatiquement.

Le fait qu’un outil relance vos clients facilite les choses (outre un gain de temps pour vous) car vous ne vous exposez pas personnellement : cela n’entache pas les relations que vous entretenez avec votre clientèle. La relance automatisée et factuelle ne met ainsi personne mal à l’aise. Ni vous avec la gêne ressentie lorsqu’on « réclame son dû », ni votre client qui se sentira « mauvais client » alors qu’il s’agit peut-être d’un simple oubli.

Recourir à un outil de gestion d’entreprise spécialisé pour les auto et microentrepreneurs, permet d’avoir une vue d’ensemble de toutes les activités de votre structure et d’en considérer tous les aspects en même temps, « une solution tout-en-un« . Fini les casse-têtes et de jongler entre plusieurs outils et de relancer vos clients. Un gain de temps considérable!