Parallèlement à la numérisation, l’automatisation est devenue une solution indispensable à la bonne gestion des entreprises, et plus particulièrement des microentreprises : en tant qu’autoentrepreneur ou dirigeant de TPE, vos journées sont par nature extrêmement chargées, puisqu’en plus de vos rendez-vous clients et prestations, vous avez la charge des pans administratifs de votre structure : trésorerie, marketing, fiscalité…

De nombreux dirigeants ont déjà opté pour l’automatisation de certaines tâches de gestion. Le plus souvent, elle est effectuée par un système informatique, logiciel ou plateforme, qui exécutent les tâches répétitives et chronophages. Un choix bien pensé puisqu’outre un temps précieux gagné sur votre journée de travail, l’automatisation vous « libère » de ces contraintes et vous permet de vous consacrer davantage à la stratégie de croissance de votre entreprise.

Voici un tour d’horizon des bienfaits de l’automatisation pour les autoentrepreneurs et dirigeants de TPE. Premier point positif ? L’automatisation de la gestion d’entreprise s’applique à tout secteur d’activité !

1. Quelles activités automatiser ?

Les autoentrepreneurs et dirigeants de TPE sont généralement submergés par les tâches de gestion inévitables dans la vie de leur entreprise. Véritable couteau-suisse de votre structure, vous devez penser à tout, tout le temps.  

La plupart des tâches de gestion peuvent aujourd’hui être automatisées grâce à la technologie. De nombreux logiciels sont proposés aux professionnels indépendants pour les aider dans leur quotidien. Difficile aujourd’hui de faire sans !

Parmi les activités le plus souvent automatisées : l’inventaire, la prise de rendez-vous, le fichier client, la facturation. En plus d’un gain de temps, cela permet d’éviter les erreurs humaines et de limiter vos coûts de gestion, puisque l’automatisation accomplit des tâches que d’autres professionnels auraient dû effectuer, telles que la comptabilité ou la prise de rendez-vous via un secrétariat.

Faites le bilan des tâches administratives qui vous semblent trop rébarbatives et envahissantes, et listez les solutions qui répondraient au mieux à vos besoins précis.

2. Une meilleure maîtrise des opérations

Le premier avantage qui vous vient certainement en tête en abordant le sujet de l’automatisation est la meilleure gestion du temps. Et selon l’adage, le temps, c’est de l’argent !

Il est très utile de disposer d’une plateforme automatisée pour les rappels de rendez-vous aux clients. vcita l’a compris et propose cette fonctionnalité de rappels sur sa plateforme : programmez un envoi automatique de SMS à vos clients 24h avant chaque rendez-vous, et vcita s’occupe de tout ! Une solution efficace afin d’éviter au maximum les « no show ». Dans la même veine, l’automatisation des rappels de paiements par SMS vous évite des heures de courriels et d’appels téléphoniques pas toujours agréables à vos clients. 
Choisir une solution de gestion automatisée vous permettra également d’être davantage disponible pour vos clients. Car oui, l’automatisation peut également conférer le don d’ubiquité ! Par exemple, en créant une section « Questions » sur votre site internet, grâce à un robot qui répond systématiquement aux questions les plus fréquentes de vos clients et prospects. Si c’est une question particulière, aucun problème : vous recevrez le message directement pour ne laisser passer aucune opportunité.  

Ces automatisations nécessitent peu de programmation, allègent votre quotidien, et influent positivement sur votre productivité. Cela mène forcément à une meilleure rentabilité !

Autre qualité de l’automatisation : la compatibilité de votre outil de gestion avec d’autres outils souvent utilisés dans le cadre de votre activité professionnelle, tels que Zoom. Cela permet un regroupement des données efficace, sans avoir à reporter les informations d’un outil à l’autre. Un gain de temps inestimable, et plus aucun risque de perte de données. Voici quelques exemples d’outils compatibles avec la plateforme vcita :  Zoom, Google, Facebook, Square, Wix, Paypal ou encore WordPress.

Petit exercice à présent ! Imaginez combien de temps vous auriez passé, sur une période d’un mois, à relancer chaque client, soit pour obtenir un paiement, soit pour rappeler un rendez-vous ? Pensez ensuite à quelle activité plus passionnante mais aussi rentable, vous auriez pu vous consacrer en automatisant ces tâches. Conséquent, non?  

3. Améliorer votre Relation Client

Et si l’automatisation favorisait non seulement un emploi du temps allégé, mais également la Relation client ?

La mise en place d’un portail client qui automatise les prises de rendez-vous et les informations sur vos clients peut représenter une petite révolution, à la fois pour vous et pour eux ! Mettre à leur disposition un espace qui leur est dédié et facile d’utilisation est un vrai atout pour l’image de votre entreprise. Plusieurs fonctionnalités peuvent être proposées sur un portail client, à vous de le concevoir ! Prise ou report de rendez-vous, modification d’horaire, sont des must.

De même pour la mise à jour systématique des données du CRM par vous ou votre équipe, après chaque prestation : grâce à cette automatisation des informations sur vos clients (historique des prestations, particularités), vous avez une connaissance approfondie de leur situation et pouvez par conséquent leur délivrer une prestation sur-mesure. Cela favorise également la proximité et détourne de la concurrence. Plus besoin de faire constamment appel à votre mémoire avant un rendez-vous: consultez simplement votre CRM !

vcita propose un autre moyen simple de créer de la proximité avec vos clients et prospects : en leur souhaitant, par exemple, un bon anniversaire. Même si votre client se doute bien que le message est automatisé, il sera tout de même heureux de le recevoir le Jour J.

S’appuyer sur cette technologie innovante et efficace vous permet aujourd’hui de vous décharger de beaucoup de tâches lourdes et répétitives. Choisissez une solution d’automatisation tout-en-un (pour centraliser vos actions et vos données) qui rassemble le plus de fonctionnalités possibles, simple, et qui n’implique aucune programmation ou peu de développement.

En choisissant l’automatisation, vous améliorez votre Relation client, tout en gagnant du temps sur votre journée. De quoi vous consacrer davantage à la stratégie de développement de votre entreprise, ou pourquoi pas aussi, à votre vie personnelle !